9月9日和11月28日，建行湖南省分行办公室分别以电子邮件形式下发档案工作调查表，旨在摸清基层家底，加强双基管理，服务业务发展，要求各二级分行如实填报。
12月1日，省分行办公室档案组专门电话询问湘西自治州各县支行的档案管理情况，电话中我同档案组组长解释了很久，电子部工程师孙总正帮助解决加密系统收文中出现的问题，所以一直在场。待我放下电话后，孙总感叹地说：“胡姐，想不到这块还这么多事。”我已经习惯了，感谢他的理解，微笑道：“尽力而为。”
从省行的汇总表上可以看到，除自治州外，其他地区的县支行均有档案库房，也难怪他们会问：“那自治州县支行的档案在哪里呢？”我如实汇报：会计凭证每天由支行上交州分行运管部，由运管部统一抄描并压缩打包后交办公室存档。
省行又问：“那文书档案呢？”……
档案是国家机关、社会组织、企事业单位在日常管理和经营活动中，形成的有价值的各种形式的历史记录，其存在形式包括文字、图像、声音等形式的原始记录。中华人民共和国于1987年9月5日第六届全国人大常委会第22次会议通过了《中华人民共和国档案法》，1996年7月5日第八届全国人大常委会第20会议通过了《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》（修正），由此可见其重要性。
由于客观因素的制约，各县支行暂无档案室，也未曾保存各类文书档案。记得两年前，某县档案局打电话到州分行办公室，询问该县建行的文书档案是不是由州分行保管？他们要到州建行来检查该县建行的文书档案。这个电话把办公室全体人员搞懵了！后经了解的情况是：国家从上至下重视档案管理，该县档案局根据要求，对全县各单位的文书档案进行一次全面检查。由于该县支行既无档案室，也未保存文书档案，只好往州行一推了事。
又联想到不久前，州行领导需要一份十多年前的与吉首大学签订的合作协议，遵领导吩咐，我用三天时间把档案室找了个底朝天也没有找到，这是意料之中的事。因为大家都没有归集档案材料的意识，要用的时候当然也就无从找起。做好档案工作，不是哪一个部门、哪一个人的事，需要全行上下形成共识，其中还牵扯到人力、财力、物力。形成材料的部门要按期主动上交，档案管理部门要有足够的人力去清理、整理、归档，以便长期保管。
州行领导十分重视档案管理工作，各县支行要在繁忙的业务工作中，树立档案意识、归集档案资料、健全档案管理，既重视业务发展，也重视内部管理。恳请各支行安排好文书档案材料的收集、归档、管理工作，安排人员管好档案。在当地档案局进行年度档案工作检查中，如果我们有不足之处，请向当地档案局解释实情和客观状况，并在今后的工作中加以完善，而不是往上乱推。正如州档案局要检查州分行的档案时，我们必须“做好工作、热情接待，不足之处、加以完善”一样，而不能讲州行的档案由省行管、要他们去长沙马坡岭检查是同一个道理。
