加强银行档案管理的规范化，必须从制度建设着手，通过健全制度、强化制度宣传以及落实责任制度来提高银行档案管理水平。
在银行各项规范化管理中，无论是创建信贷文化、还是严格会计“三铁”和面签的“三真实”，都对银行档案管理有着严格的要求，但目前恰恰对档案规范化管理明显不如创建信贷文化来得重视，而前者又是后者的基础。那么皮之不存，毛将焉附？
事实上，在金融监管力度越来越大和银行经营依法合规、按制度办事要求越来越高的情况下，银行档案管理对银行的经营和管理发挥着越来越重要的作用。档案是对历史的记录，反映经营管理历程，档案资料一旦丢失、毁损，将永远都无法弥补，而且由于其持续性、连贯性，对今后的经营和管理也会带来不可估量的损失。特别是经济金融业务交往中，经常会发生追询历史资料以作佐证的情况，档案的完备无缺，可以赢得优势。同时，各类监管、审计、检查活动，也要求提供必需的历史文本和数据资料，档案的真实可靠和完整，有利于金融单位实事求是反映情况，掌握主动。此外，高度重视历史性、全局性资料的收集、管理，也是一个单位管理严谨的重要标志。因此，加强银行档案管理刻不容缓。
针对我行近年来机构新设、撤并、人员调动较多，单位负责人和专、兼职档案员变动都很大，新上任的领导和专、兼职档案员对档案工作的要求、任务都不够明确的情况，笔者认为，要加强银行档案管理的规范化，必须从制度建设着手，通过健全制度、强化制度宣传以及落实责任制度来推动提高银行档案管理水平。
一要健全工作制度，明确规范。首先，围绕档案的收集、归类、整理、立卷归档、以及保管和利用等有着一整套的制度，包括公文阅办制度、公文归档制度、档案借阅制度、档案库房管理制度和保守秘密制度等，而随着银行经营领域、范围、品种的不断扩展，以及功能手段的创新，特别是大量的电子业务的开展，档案归集的内容和载体也发生了深刻的变化，因此，必须根据变化了的形势和业务发展要求对上述各类制度加以修订和完善，并且要增加以电子化手段归集档案、利用档案的相关内容，以完善归档内容、提高归档速度和银行档案管理水平。其次，加强对基层单位领导和档案员的制度培训和学习，这是开展银行档案管理规范化的基础。要在对所有银行档案管理制度全面梳理、修订和增补、完善的基础上，对基层单位的领导和专、兼职档案员开展一次较为系统的档案工作制度培训和学习，帮助他们掌握制度、严格执行好制度。
二要健全考核制度，落实责任。一是建立并落实领导负责制。建立档案工作一把手负总责、分管领导具体负责的领导责任制，签订领导责任书。二是建立并落实目标责任制，建立档案员个人岗位责任制。档案员负责制定单位银行档案管理年度工作计划，做好档案的平时收集、登记、归档、查阅等各方面工作；同时，档案员还要切实加强档案库房的日常管理，保证库房达到“防火、防盗”和库房内资料、档案完好无损。
